Huishoudelijk reglement OC  "De Kwelle" te Alveringem

Art. 1 - Aanvragen - Rerserveren

Reserveren bij voorkeur via de website of telefonisch via het nummer

• 0475 228 176

We verzoeken om via de website online het reservatieformulier in te vullen. Zo beschikken wij meteen over alle nodige en gewenste informatie.

Een reservering is pas definitief na betaling van borg en huur !

Art. 2 - Sleutel

De sleutel wordt op de dag van de activiteit, na afspraak, overhandigd door een medewerker van het zaalcomité. De sleutel wordt op dezelfde dag of de morgen na de activiteit teruggebracht zoals afgesproken bij overhandiging van de sleutel.

Art. 3 - Schoonmaakmateriaal

De gebruiker brengt zelf handdoeken mee (tegen vergoeding kunnen handdoeken gehuurd worden). Het schoonmaakmateriaal staat ter beschikking van de verenigingen. Na de schoonmaak wordt alles terug op zijn oorspronkelijke plaats gezet. Dweilen en emmers dienen steeds uitgespoeld en gereinigd te worden.

Art. 4 - Voorbereidingen

Het klaarzetten van de zaal gebeurt op de dag van de activiteit. Na afspraak bij de reservatie kan de zaal, indien er geen andere reservaties zijn, de dag voor de activiteit klaargezet worden. Dit wordt 2 weken voor aanvang activiteit door het zaalcomité medegedeeld aan de gebruiker/huurder van de zaal.

Art. 5. - Reinigen en opkuisen van de zaal - onvolledigheid keukenmateriaal

Het reinigen en opkuisen van de zaal gebeurt op de dag van de activiteit.

Na gebruik van de zaal, kleedkamer, keuken of podium dient men ervoor te zorgen dat :

• alle elektrische toestellen worden uitgezet en gereinigd na gebruik ;
• het spoelwater uit de afwasbak(ken) is en dat die gereinigd is (zijn) ;
• de toog netjes opgeruimd is. Bij niet naleving wordt een vergoeding van 10 EUR aangerekend!
• alle legen flessen in de juiste bakken geplaatst zijn ; volle bakken leeggoed worden buiten gezet ;
• het meubilair op zijn oorspronkelijke plaats gezet is ;
• glazen gereinigd zijn en op hun plaats gezet worden ;
• bij gebruik van keukenmateriaal, borden, tassen, enz. MOET alles terug op zijn plaats gezet worden zoals aangeduid. Bij niet naleving wordt een vergoeding van 10 EUR aangerekend!
• het licht en de verwarming uitgezet is ; Bij niet naleving wordt een vergoeding van 10 EUR aangerekend!
• WC's doorgespoeld en gereinigd zijn, vuilnisemmertjes geledigd zijn ;
• Deuren en nooddeuren op slot zijn ;
• alle afval gedeponeerd is in de daartoe bestemde container ;
• de speelplaats netjes is
• de vaatwas gereinigd is

Wanneer de zaal niet opgekuist werd zoals hierboven beschreven, wordt beroep gedaan op een gespecialiseerde firma of, bij hoogdringendheid, wordt de opkuis gedaan door de leden van het zaalcomité. De factuur van die opkuis wordt verminderd met de borg, het verschil valt ten laste van de gebruiker.

Bij breuk of onvolledigheid van het keukenmateriaal worden volgende kosten aangerekend :

• schotels (plateau) : 10 EUR
• groenteschotel : 7 EUR
• kleine schaaltjes, melkkannetjes, koffiekannen : 5 EUR
• platte - diepe borden : 2 EUR
• dessertborden - tassen - ondertassen, wijnglazen : 1,5 EUR
• bestek : 1 EUR

Art. 6 - Locaties en gebruik

De zaal, keuken, kleedkamer, podium, kan gebruikt worden door verenigingen en door particulieren. Het gebruik moet overeenstemmen met de activiteit die opgegeven werd bij reservatie van de zaal.

Art. 7 - Drankbeheer - Afrekeningen drank

De gebruikers/huurdes nemen de drank af voorzien door het zaalcomité. Aperitief en wijnen zijn vrij om aan te kopen. Onder de noemer "drank" wordt verstaan : alle frisdranken en bieren, koffie.
Bestellingen voor de dranken zijn te regelen via het secretariaat. U dient steeds de activiteitenfiche volledig ingevuld en tijdig terug te bezorgen aan het zaalcomité, Putplein 25, 8690 Alveringem (bij voorkeur per mail aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)

De onkostennota voor drankverbruik dient uiterlijk 14 dagen na ontvangst van de onkostennota betaald te worden. Dit kan per overschrijving of cash op het secretariaat.

Wanneer er wordt vastgesteld dat er dranken gebruikt worden, vreemd aan deze die ter beschikking werden gesteld door het zaalcomité (met uitzondering van wijnen en aperitief), wordt er een vergoeding van 65 EUR aangerekend.

Art. 8 - Retributies

Art. 9 - Borgsom

• Verenigingen die "De Kwelle" gebruiken, betalen een borgsom van 50 EUR.
• Particulieren die "De Kwelle" gebruiken, betalen een borgsom van 150 EUR.
• Verenigingen of particulieren die een "fuif" organiseren betalen een borgsom van 150 EUR

De borgsom kan enkel via overschrijving betaald worden op de rekening van het zaalcomité. Hieronder de benodigde informatie :

• Rekeningnummer (Europees) : BE90 1430 7836 9132
• Iban : GEBABEBB
• Rekeningnummer : 143-0783691-32
• Op naam van Zaalcomité De Kwelle, Putplein 25, 8690 Alveringem

De borg dient steeds uiterlijk 2 weken voor de geplande activiteit vereffend te worden.

Verenigingen die op regelmatige basis "De Kwelle" gebruiken/huren kunnen hun borgsom laten staan.

Wanneer na controle van de zaal, keuken, kleedkamers en podium blijkt dat niets beschadigd is, wordt de borgsom teruggegeven aan de betrokken vereniging/persoon, na vereffening van de eindfactuur.

Art. 10 - Goede orde

Schade toegebracht tijdens een activiteit wordt onmiddellijk gemeld aan het secretariaat van het zaalcomité.
In de gebouwen en op de speelplaatsen zijn balspelen verboden.
Parkeren op de koer is eveneens verboden : enkel laden en lossen is toegelaten.
Podium en kleedkamers zijn geen speelplaatsen !!

Art. 11 - Sabam en billijke vergoeding

Wanneer er muziek wordt aangewend bij winstgevende activiteiten (activiteiten waarvoor deelnamegeld gevraagd wordt) dient er een billijke vergoeding betaald te worden.
(meer info bij de Dienst Jeugd en Sport of klik op één van de trefwoorden hierboven).

Art. 12 - Toezicht

Het toezicht van "De Kwelle" gebeurt door de leden van het zaalcomité en kan gebeuren op elk tijdstip van de activiteit. Het toezicht tijdens een activiteit gebeurt in alle sereniteit.

Art. 13 - Gasflessen

Er mogen enkel gasflessen gebruikt worden in de keuken. Die worden na gebruik onmiiddellijk verwijderd!

Art. 14 - Elektrische toestellen en verbruik - Gebruik regiekamer

Het is niet toegelaten om elektrische toestellen met een hoog verbruik, aan te sluiten op het net, zonder vooraf het zaalcomité hiervan in kennis te stellen.

Bij gebruik van de regiekamer en beschadiging aan het materiaal wordt de factuurprijs aangerekend. De instellingen op het klank- en lichtinstrument werden door onze geluid- en technicus ingesteld.  Na gebruik dienen de oorspronkelijke instellingen teruggezet te worden (ook wat de plaatsingen van de lichten betreft). Indien de technicus van het zaalcomité de toestellen dient terug in te stellen of verlichting (ook brandalarmen) dient terug op hun plaats te bevestigen, worden de kosten hiervoor doorgerekend aan de gebruiker.

Art. 15 - Bescherming binnenplaats

Bij het organiseren van een barbecue dienen de tegels op de binnenplaats/speelplaats voldoende beschermd te worden tegen allerhande vetten, roet, enz.

Art. 16 - Maximale bezettingen

Bij het overschrijden van de maximum toegelaten zitplaatsen (204) bij vertoningen en/of 162 plaatsen bij fuiven, is de organisator verantwoordelijk voor de gevolgen bij brand, ramp, enz.

Art. 17 - Inrichten van fuiven

Bij het inrichten van een fuif/muzikale feesten met DJ of concerten, dient vooraf de Politie hiervan in kennis gesteld te worden en dit minstens 15 dagen voor de activiteit.
Bij dergelijke activiteiten dient de muziek afgezet te worden om 02:00 uur, behalve wanneer men een uitzondering bekomt door de Burgemeester.
De organisatoren van activiteiten dienen het nodige te doen om de geluidsoverlast te verhinderen (toezicht op binnenplaats, straat, muziek). Muziek die gemaakt wordt in de zaal mag niet storend zijn voor de omwonenden.

Art. 17bis - Verbod tot muziek maken op de binnenkoer en speelplein - Beperking geluidsoverlast.

Het is strikt verboden muziek te maken op de binnenkoer, alsook op het vroegere speelplein. Bij gebruik van eender welke geluidsinstallatie in de zaal moet de dubbele deur die uitkomt op de binnenkoer en alle ramen gesloten blijven, ook wanneer gebruik gemaakt wordt van de keuken, dit om geluidsoverlast te vermijden. De reglementen GAS en overlast zullen strikt worden toegepast bij de eerste inbreuk, overdag volgens de GAS regeling en tussen 22 en 6 uur via de gemengde inbreuken met kennisgeving aan de Procureur des Konings.

Art. 18 - Ophangen affiches

Het is enkel toegelaten om affiches op te hangen op de daartoe voorziene plaatsen, namelijk op het prikbord in de INKOM en in de BAR.

Art. 19 - Rookverbod

In de het volledig gebouw van De Kwelle (inclusief keuken, podium, grote zaal en kleedkamers) geldt het rookverbod.

Art. 20 - Akkoordverklaring - Verantwoordelijkheid

De aanvrager verklaart zich akkoord met de inhoud van het huishoudelijk reglement. Hij/zij schrijft eigenhandig "gelezen en goedgekeurd". De aanvrager draagt de volle verantwoordelijkheid voor de verschuldigde borg, de factuur, alle lasten en bij eventuele overtredingen wordt de boete op deze persoon verhaald.